ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Архив, по способности, обязан иметь читальный зал, где юзер может ознакомиться с НСА, избрать нужный ему документ, оформить его получение, заказать изготовка копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, также выдаваемые документы в соответственных журнальчиках. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ руки во временное использование. Срок выдачи документов не должен превосходить 3-х месяцев.

Кроме исследовательской и научной значимости, внедрение документов имеет соц значение – выполнение социально-правовых запросов людей. Эта работа связана сначала с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о зарплате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, приготовленные по запросам документы (справки) подписываются управляющим организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

Выполнение работы – в течение года.



План работы архива на ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ год

Текущие работы, которые ведутся в архиве повсевременно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журнальчики о приеме дел.

3. Внесение дополнений и конфигураций в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение конфигураций в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журнальчики выдачи дел ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение конфигураций в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз за месяц – санитарный денек (проветривание, уборка помещения, зрительная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Месяц Дополнительные виды работ
Январь
  1. Подготовка и передача в структурные подразделения ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ инфы о необходимости приготовить документы неизменного и временного (выше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа управляющего, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.*).
  2. Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства**.
  3. Прием закрытых созданием дел в архив на ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ основании передаточных актов (описей)***.
  4. Составление отчета о работе архива за IV квартал (главные характеристики работы: прием (выбытие) документов, выдача (внедрение) документов, выполнение соц запросов (внесение конфигураций в техно документацию и т.д.) и за год
Февраль Проверка состояния сохранности документов на электрических носителях для технических архивов
Март Проверка по журнальчикам возврата ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ дел, выданных во временное использование
Апрель Составление отчета за I квартал (главные характеристики работы: прием (выбытие) документов, выдача (внедрение) документов, выполнение соц запросов (внесение конфигураций в техно документацию и т.д.))
Май Проверка состояния сохранности документов на картонных носителях
Июнь
  1. Проверка по журнальчикам возврата дел, выданных во временное ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ использование.
  2. Организация работы по проведению экспертизы ценности документов с временным (выше 10 лет) и истекшими сроками хранения (ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Русской Федерации» (в ред. от 04.10.2014)):
  • определение состава документов по учетным журнальчикам, которые должны быть рассмотрены на заседании экспертной комиссии (ЭК);
  • составление проектов актов о выделении ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ к уничтожению дел****;
  • если к сроку хранения документов добавлена отметка «ЭПК», такие документы подвергаются полистному просмотру членов ЭК (профессионалов). Обычно члены ЭК знакомятся с таковой документацией до проведения заседания и дают свое заключение о способности поражения либо необходимости продления сроков хранения данных документов
Июль
  1. Составление отчета за II квартал (главные ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ характеристики работы: прием (выбытие) документов, выдача (внедрение) документов, выполнение соц запросов (внесение конфигураций в техно документацию и т.д.)).
  2. Санитарно-гигиеническая обработка архивохранилищ
Август Проверка состояния сохранности документов на электрических носителях
Сентябрь
  1. Разработка (доработка) номенклатуры дел (при изменении структуры, изменении нормативных документов, появившейся технической необходимости)*****.
  2. Проверка по журнальчикам возврата дел, выданных во ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ временное использование
Октябрь
  1. Составление отчета за Ш квартал (главные характеристики работы: прием (выбытие) документов, выдача (внедрение) документов, выполнение соц запросов (внесение конфигураций в техно документацию и т.д.)).
  2. Консультационная работа с отделами (организациями) о подготовке документов неизменного и временного (выше 10 лет) хранения к передаче в архив. Для структурных подразделений ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ собственной организации может быть составить план-график приема-передачи документов
Ноябрь
  1. Разработка (доработка) номенклатуры дел.
  2. Составление плана работы архива на последующий календарный год
Декабрь
  1. Наполнение годичных итоговых записей в регистрационных журнальчиках, уточнение полного количества дел, поступивших на хранение и выбывших из архива. Составление паспорта архива по состоянию на 31 декабря текущего года ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.
  2. Представление номенклатуры дел на согласование в муниципальный (городской) архив.
  3. Разработка плана работы архива на последующий календарный год.
  4. Проверка по журнальчикам возврата дел, выданных во временное использование.
  5. Проведение санитарного денька.
  6. Подготовка (проведение) заседания ЭК. В качестве секретаря ЭК сотрудник архива организует проведение заседания, знакомит профессионалов с документами, представленными на ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ рассмотрение ЭК


ispolzovanie-mashinnoj-grafiki-referat.html
ispolzovanie-mastera-funkcij.html
ispolzovanie-materialov-dopuskaetsya-chastichno-s-ssilkami-na-avtorov-a-v-obeme-bolee-23-tolko-s-razresheniya.html