Использование электронной почты - реферат

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ АЛТАЙСКИЙ Муниципальный Институт

ФАКУЛЬТЕТ ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

Кафедра политологии

«Использование электрической почты, Internet , и других систем в целях рационализации документооборота».

(Курсовая работа)

Выполнила студентка

2курса, группы 1414

Беспалова Ю. В.

Научный управляющий

Акимова Ю. А.

БАРНАУЛ 2003 Оглавление Введение………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. Эффективность электрического документооборота……………...8

1.1. Систематизация средств электрического документооборота……………8

1.2. Принципы технологии электрического документооборота…………….10

1.3.Что дает Использование электронной почты - реферат внедрение систем автоматизации делопроизводства и документооборота………………………………………………… ………...12

ГЛАВА 2. Системы управления документооборотом на базе web-технологий…………………………………………………………………….15

2.1. Значение и функции сетевых средств на базе WEB-технологий (Internet)………………………………………………………………………..15

2.2. Внедрение электрической почты……………………………………..19

2.3. Система корпоративного архива…………………………….. …………20

Заключение ……………………………………………………….. …………24

Перечень использованной литературы ……………………………………...25

Введение

Задачка скопления, обработки и распространения инфы стояла перед населением земли на всех шагах Использование электронной почты - реферат его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. 1-ое кардинальное изменение вышло с приходом письменности, а потом – c изобретением книгопечатания. Последующий прорыв в области информационного обмена произошел с возникновением электрических вычислительных машин. 1-ые ЭВМ использовались как огромные автоматические арифмометры Использование электронной почты - реферат. Принципно новый шаг был совершен, когда от внедрения ЭВМ для решения отдельных задач перебежали к их использованию для всеохватывающей автоматизации тех либо других законченных участков деятельности человека по переработке инфы.

Одним из первых примеров подобного системного внедрения ЭВМ в мировой практике были административные системы обработки данных. По мере собственного Использование электронной почты - реферат предстоящего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматические системы управления надлежащими объектами, где, обычно, несколько ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.

1-ые проекты внедрения компьютерных средств не как вспомогательный, как основной элемент системы документооборота, появились сначала 80-ых годов. В то время камнем преткновения их развития стали недостающий уровень развития Использование электронной почты - реферат материально-технической базы и отсутствие точных эталонов на электрические документы.

В 90-ые годы, в связи со высокоскоростным развитием вычислительной техники, появились системы управления документооборотом, построенные по принципу "клиент-сервер", адаптированные для работы в рамках маленькой локальной сети. Наряду с этим, шло развитие глобальной компьютерной сети Internet. К середине 90-ых годов стало Использование электронной почты - реферат вероятным использовать ее в целях сотворения принципно новых систем управления документооборотом.

Таким макаром, в текущее время тема рационализации документооборота на предприятии при помощи использования глобальной компьютерной сети и других автоматических систем является одной из более животрепещущих, в связи с развитием компьютерных технологий. Неважно какая организация, стремящаяся к Использование электронной почты - реферат успеху, обязана иметь верно и отлично организованный документооборот, а это может быть с внедрением новых технологий делопроизводства (Internet, электрическая почта и др. системы автоматизации документооборота). От увеличения оперативности и четкости в работе с документами почти во всем зависит оперативность работы организации в целом. Большая часть современных компаний в целях увеличения эффективности Использование электронной почты - реферат собственной деятельности употребляют автоматические системы делопроизводства и документооборота.

Лично меня данная тема заинтриговала еще, как грядущего работника в сфере делопроизводства, потому что ему такая тема должна быть знакома.

В задачки моей курсовой работы заходит рассмотрение электрических систем, а именно Internet, электрической почты, электрического архива, установить их роль Использование электронной почты - реферат в рационализации документооборота. Как следует, цель моей работы состоит в том, чтоб выявить, как электрические системы оказывают влияние на компанию документооборота, какие достоинства будет иметь учреждение, пользуещееся этими системами и какие имеются у рассматриваемых систем недочеты. Также я попробовала перечислить и раскрыть главные составляющие эффекта, получаемого при вводе в Использование электронной почты - реферат действие систем автоматизации делопроизводства и документооборота(САДД).

Поиск литературы по этой теме был в значимой мере затруднен. Ввиду технологического отставания Рф описываемому вопросу было посвящено маленькое количество публикаций. Основой начальной информацией явились статьи из повторяющейся литературы, посвященной информационным технологиям.

Первым рассмотренным источником были "Методические советы на базе ГОСТ 6.30-97". В разделе 8.4, касающемся Использование электронной почты - реферат использованию Internet, дана информация о том, что такое электрическое сообщение, электрическая почта, и другие базисные понятия. Раздел отличается краткостью описания вопроса использования Internet, малое количество предоставленной инфы гласит о том, что в момент написания ГОСТа не рассматривалось обширное внедрение электрических средств документооборота. В описании формирования адреса имеется некая неоднозначность. Написано Использование электронной почты - реферат: «Адрес в системе электрической почты состоит из имени электрического почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным номером юзера, и домена, который обрисовывает место компьютера либо локальную систему, где этот почтовый ящик находится.» Первой некорректностью будет то, что адресок выбирается абонентом независимо от регистрационного номера, более того Использование электронной почты - реферат, их совпадение представляет собой уязвимое место исходя из убеждений безопасности инфы. 2-ая некорректность состоит в том, что, во-1-х,

не каждый домен определяет физическое положение сервера и, во-2-х – месторасположение юзера никак не находится в зависимости от месторасположения сервера. В общем, воспоминание о книжке положительное, но ее ценность, как и ценность Использование электронной почты - реферат хоть какого набора определений, с практической точки зрения мала.1

Вторым предполагаемым источником оказался учебник "Организация работы с документами". В разделе об автоматизации делопроизводства дана систематизация средств автоматизации с описаниями особенностей и способностей. В других разделах коротко описываются технологии электрической почты, гипертекста, построения компьютерных сетей.2

Более большими и содержательными объектами, отобранными Использование электронной почты - реферат при поиске, стали статьи особых изданий, посвященных компьютерным технологиям. Значимая часть из их имеют один большой общий недочет – избыточность инфы коммерческого нрава ввиду использования в качестве источников материалы западных повторяющихся изданий. Каждую излагаемую идея создатели статей считают подабающим подтвердить двумя-тремя ссылками на данные профессионалов.

Более полное и Использование электронной почты - реферат конкретное рассмотрение трудности повстречалось в статье «Системы управления документами на базе web-технологий». Статья тщательно обрисовывает сущность дела, определяя достоинства и недочеты внедрения Internet в целях сотворения системы управления документами. Излагается концепция использования web-технологии, без внедрения сторонних программных товаров. В том же номере журнальчика имеется еще одна статья Использование электронной почты - реферат, описывающая вопросы безопасности использования глобальной сети. Оба эти источника, кроме насыщенности экономическими данными, заслуживают неплохой оценки.3

Статья "Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet" ведает о реализации подхода к использованию web-технологии, хорошего от описанного в прошлом источнике. Не вдаваясь в подробности, можно сказать, что идет речь об Использование электронной почты - реферат использовании программных товаров, основой которых является интеграция с Internet. Недочетом статьи, исходя из убеждений рассматриваемой задачи, является лишний акцент на специальные способности приложений, работающих под управлением Lotus Domino/Notes, применяемые в системе Госстандарта, но полностью никчемные для других юзеров.4

Для организации электрического документооборота в рамках большой организации не много одной Использование электронной почты - реферат только системы управления , а необходимы к тому же средства хранения электрических документов. Информация по этому вопросы была найдена в статье "Концепция построения электрического архива", журнальчик "Открытые системы"1997г. В отличие от многих других, в ней отсутствовали денежные данные. Статья отличается четкостью анализа задачи, ясной формулировкой предлагаемых решений и выводов. Огромное Использование электронной почты - реферат внимание уделено технической стороне вопроса.

Также в качестве источника была взята статья "Концепция системы автоматизации российского документооборота". В ней в доступной форме описана сущность задачи автоматизации документооборота в русских критериях, дана систематизация систем автоматизации работы с документами. Коммерческая направленность статьи не является препятствием корректному изложению существа Использование электронной почты - реферат рассматриваемого вопроса. К недочетам можно отнести ее некую неактуальность ввиду наличия устаревших данных, что сказывается в форме недостающего внимания к web-технологиям из-за их недоразвитости на момент написания статьи.


ГЛАВА 1. Эффективность электрического документооборота

Деятельность фактически хоть какой организации связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов.

От увеличения оперативности Использование электронной почты - реферат и четкости в работе с документами почти во всем зависит оперативность работы организации в целом. Современные информационные технологии принуждают компании перебегать от обычного использования индивидуальных компов и аппаратных средств к внедрению систем автоматического делопроизводства. Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не Использование электронной почты - реферат как к жесткому и ограниченному механизму , как к действенному и гибкому инструменту реализации различного рода нововведений в этой области.

Чтоб разобраться в значении средств электрического документооборота, мне бы хотелось для начала их перечислить.

1.1.Систематизация средств электрического документооборота

Когда молвят об автоматизации делопроизводства либо документооборота, то обычно предполагают любые информационные технологии Использование электронной почты - реферат, связанные с обработкой документов – от использования текстовых микропроцессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В итоге в эту категорию попадает очень широкий диапазон программных товаров:

Системы управления документами , поточнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует неограниченное количество программных товаров, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные Использование электронной почты - реферат и другие типы документов. На самом деле, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной инфы. Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 главных частей:

· центрального приложения, размещенного на сервере

· клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях

· программного обеспечения по индексированию и поиску, размещенного на сервере данных

· фактически документов, представленных в виде файлов Использование электронной почты - реферат разных типов (текст, изображение), хранящихся на сервере либо рабочей станции.

Управление документами. Подразумевается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупой структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают действенное хранение и обработку этих данных. Примером таковой системы являются системы правовой инфы, дозволяющие стремительно ориентироваться во огромном количестве нормативно-правовых Использование электронной почты - реферат актов.

Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной инфы для работы с ними других юзеров компьютерной сети. Они могут быть более либо наименее сильными: от простых систем электрической почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, к примеру, связывать с документами специальные наборы реквизитов и маршруты движения.

Групповая работа Использование электронной почты - реферат над документами. Эти системы позволяют группе юзеров компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При всем этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех конфигураций и версий.

Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые методы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специальные методы обработки и Использование электронной почты - реферат маршруты движения, при этом на каждом шаге функции обработки и предстоящий маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.

Из выше произнесенного, можно прийти к выводу, что многообразны системы электрического документооборота, и любая из их решает определенный круг вопросов.

Сейчас я считаю необходимым направить внимание на Использование электронной почты - реферат принципы технологии электрического документооборота.

1.2.Принципы технологии электрического документооборота.

В согласовании с нормативными требованиями документооборот организации обхватывает движение документов с момента их получения либо сотворения до окончания выполнения, отправки либо сдачи в дело. Разработка управления документооборотом подразумевает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. Основная неувязка классической технологии Использование электронной почты - реферат управления документооборотом – практическая невозможность централизованно выслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это просит больших трудозатрат не только лишь на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, да и на оперативное централизованное сведение соответственной инфы.

Отсутствие эффективной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что Использование электронной почты - реферат, обычно, в случайный момент времени нереально точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того либо другого вопроса, чем непосредственно заняты исполнители.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компы, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть Использование электронной почты - реферат. Если компьютерная сеть обхватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то возникает возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно выслеживать ход делопроизводственного процесса – прямо до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не Использование электронной почты - реферат технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Потому на шаге подготовки документов могут быть использованы произвольные информационные технологии – от текстовых микропроцессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учитывать ряд более соответствующих особенностей. Это очень верно очерченная и очень специфичная предметная Использование электронной почты - реферат область.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми выполняются операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие фактически документ и состояние его обработки. Предусматривается Использование электронной почты - реферат возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей меж документами.

Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнальчика подразделения организации. Фактически документ может существовать вне автоматической системы, к примеру на бумаге. При наличии 1-го либо нескольких машинных файлов, содержащих электрическую версию документа, система хранит ссылку на надлежащие файлы документа и программки Использование электронной почты - реферат их чтения/редактирования. Таким макаром, юзер системы имеет возможность работать с электрическими документами.

При пересылке документа от юзера к юзеру формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и фактически текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля выполнения документов употребляются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа либо Использование электронной почты - реферат для его разделов.

Папки документов созданы для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, к примеру технологическому, направленному на определенную тематику и т. д.

Информационная модель предугадывает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В данном случае обмен документами меж системами осуществляется средством хоть какой Использование электронной почты - реферат системы электрической почты.

Как следует внедрение автоматических систем упрощает работу с документами. И если компьютерная сеть обхватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то возникает возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно выслеживать ход делопроизводственного процесса.

Внедрение на современном предприятии систем автоматизации делопроизводства и документооборота Использование электронной почты - реферат (САДД) дает ему огромные достоинства.

1.3.Что дает внедрение систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Важным вопросом при принятии организацией решения о разработке либо приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены главные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации.

1 .Во всех подразделениях и в организации в Использование электронной почты - реферат целом вводится единая и строго регламентированная разработка делопроизводства. При всем этом миниатюризируется зависимость организации от персонала как носителя технологических познаний по работе с документами.

2 .Организация становится управляемой. Возникает возможность ответить на хоть какой вопрос по документам и исполнителям, производить анализ и управление документационной деятельностью. Так как компьютерная сеть может Использование электронной почты - реферат обхватывать не только лишь центральный кабинет организации, да и ее территориально – удаленные подразделения, то маневренность может распространяться на всю территориально – распределенную структуру организации.

3. Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, в особенности при реализации электрического документооборота. Для госаппарата это одна из важных черт эффективности функционирования его Использование электронной почты - реферат учреждений. В коммерческих структурах – это принципиальное условие увеличения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более резвой реакции на изменение конъюнктуры.

4. Минимизируются трудозатратность делопроизводственных операций. При всем этом необходимо, естественно, подразумевать, что необходимость ввода полной и четкой инфы о документе, к примеру, при его первичной регистрации, может востребовать дополнительных усилий на Использование электронной почты - реферат неких рабочих местах, тогда как трудозатратность работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как указывает опыт, в пару раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.

5. Высококачественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электрического документооборота Использование электронной почты - реферат снутри организаций и меж ними, так как на сто процентов отпадают задачи, связанные с созданием и пересылкой картонных документов, а потом в повторном вводе реквизитов и текстов приобретенных документов.

Всего этого можно достигнуть методом внедрения систем управления документооборотом на базе WEB – технологий. Их внедрение также позволяет решить большая часть возникающих заморочек Использование электронной почты - реферат: очень неспешное движение документов, значимые усилия на изготовка копий и контроль прохождения более принципиальных документов, противоречие меж потребностью в централизации управления и дицентрализации технологий учета.

ГЛАВА 2.Системы управления документооборотом на базе web-технологий

Наступила эра Internet. Стали нужны системы, которые, во-1-х, обеспечат совместное внедрение документов сотрудниками компаний Использование электронной почты - реферат и взаимодействие меж отделениями, во-2-х, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-3-х, поддержат электрическую торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети, имеют возможность использовать их для предстоящего развития систем управления и обработки электрических документов. К примеру, можно перевоплотить все бумажные документы в Использование электронной почты - реферат электрические и сосредоточить их в базе данных головного кабинета, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам конторы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит понизить издержки на распространение картонной документации за счет публикации нужной инфы в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.

2.1. Значение и Использование электронной почты - реферат функции сетевых средств на базе WEB – технологий (Internet)

Последние 10 лет развития сетевых средств проявили, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, потому что конкретно они позволяют совсем перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, применяемые в текущее время в Использование электронной почты - реферат корпоративных сетях, делают загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в границах предприятия, т. е. инфы, пересылаемой меж служащими и отделениями, также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами. Главные функции системы управления документами – систематизация инфы, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление Использование электронной почты - реферат юзерам интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется при помощи идентификатора юзера и входного пароля, а возможность обработки инфы обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, также обмениваться ими по каналам электрической почты. До сего времени такие системы внедрялись довольно медлительно и не воспользовались фуррором Использование электронной почты - реферат у потребителей из-за того, что не могли предложить юзерам таких широких способностей, которые принудили бы их поменять обычные способы ведения бизнеса. Новые системы управления документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание компаний, при этом основная причина их популярности заключается в том, что в качестве Использование электронной почты - реферат клиентской части эти приложения клиент/сервер употребляют стандартный Web-броузер. При помощи таких систем служащие, работающие дома, могут одномоментно получить любые конфигурации, внесенные управлением в документы компании, подключившись к корпоративному серверу средством модема либо сетевой карты и броузера и обнаружив нужный отчет в библиотеке базы данных. Заказчики получают возможность обратиться Использование электронной почты - реферат к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответственной средствам обслуживания клиентов, автоматом подключиться к библиотеке базы данных, чтоб проверить, высланы ли заказанные изделия. В прежних, обычных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что ограничивало способности использования данного продукта. Не Использование электронной почты - реферат считая того, для каждого юзера, принимающего роль в коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к значимым вещественным затратам. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов, позволяет сберегать значимые средства.

Более симпатичная сторона систем управления документами на базе Web – экономия средств Использование электронной почты - реферат. В конечном счете Web-системы управления документами могут также делать функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только лишь разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, да и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам Использование электронной почты - реферат компаний, так и компаниям-партнерам, которые сумеют получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой потаенны. Главные предпосылки, которые могут замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с недостаточной защитой инфы в системе Web, и сложность разработки развитых приложений на базе модели Использование электронной почты - реферат "слабенький клиент/мощнейший сервер".

Так как документы становятся все более различными и нацеленными на Internet, юзерам потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.

Internet делает две функции - во-1-х, служит проводящей средой для обмена информацией меж организациями, работающими в области стандартизации, и, во-2-х Использование электронной почты - реферат, выступает в роли среды для резвой разработки приложений. Интрасеть доступна только структурным подразделениям организации, наружные юзеры имеют доступ лишь на Web-узел.

Более сложной является неувязка защиты инфы. Если идет речь об однобоком доступе к инфы, обеспечить надежную защиту просто: довольно предоставить наружным юзерам, обращающимся к Использование электронной почты - реферат библиотекам документов через Web, право только находить и читать данные. Таковой вид доступа значит, что компания позволяет сторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-то прав на управление данными. Это существенно понижает опасность внесения несанкционированных конфигураций в ответственную информацию. В данном Использование электронной почты - реферат случае юзер при помощи Web-броузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен меж ним и внутренней сетью компании.

Когда система управления документами применяется для двухстороннего доступа к инфы, а конкретно этот метод совместного использования документов в особенности завлекает предприятия, неувязка защиты осложняется. Сейчас для обеспечения Использование электронной почты - реферат безопасности корпоративной базы данных требуются особые программки, регламентирующее права доступа. Не считая того, на клиентском компьютере должно быть установлено особое приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается юзер, и конфигурации, вносимые последним. В текущее время большая часть систем, созданных для управления Использование электронной почты - реферат документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и маленькую клиентскую часть, рассчитанную на так именуемого "слабенького" клиента, т. е. устройство, не имеющее массивного микропроцессора и способное обеспечить только просмотр инфы при помощи Web-броузера. Эти системы не позволяют стопроцентно держать под контролем доступ юзеров к инфы.

Хотя препядствия с Использование электронной почты - реферат защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить обширное распространение не через 5-10 лет, а еще ранее. Система управления документами на базе Web – универсальный инструмент для большинства компаний, потому что в ней употребляется единый интерфейс (Web-броузер), обеспечивающий связь меж разными платформами. Естественно, данная Использование электронной почты - реферат разработка нуждается в дополнительных средствах защиты, но достоинства универсального доступа к инфы перевешивают этот недочет. В то же время резвый технический прогресс позволяет надежды, что хорошие средства защиты для систем управления документами на базе Web появятся достаточно скоро. Для проверки прав юзеров используются идентификационные карточки с кодировкой, также идентификаторы Использование электронной почты - реферат и пароли. Пересылать документы на наружные Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих компании. Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из наружных Web-узлов делают условия для неопасной и комфортной работы персонала.

В случае, если документ нужно сделать общедоступным, это происходит 2-мя основными способами Использование электронной почты - реферат, или через систему электрической почты, методом рассылки, или через Internet, методом публикации на Web-сервере. 2-ой метод применим в случае, если лица, которым может пригодиться документ, заблаговременно неопознаны. Внедрение электрической почты же более подходит для направления документов к исполнителям.

2.2. Внедрение электрической почты.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электрической Использование электронной почты - реферат почты, которая производит параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения либо рассылки тем, что маршрутизируемый документ ворачивается в начало маршрута, к примеру к зачинателю, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. При помощи дополнительных приложений система электрической почты может обеспечивать поочередную маршрутизацию документов.

Для каждого юзера Использование электронной почты - реферат создается почтовый ящик. Передачу сообщений меж почтовыми ящиками снутри локальной сети производит программный модуль-марштуризатор. Но юзеры обязаны иметь возможность не только лишь работать с электрической почтой в границах интрасети, да и обмениваться сообщениями через Internet.

Итак, электрическая почта делает последующие функции:

• обмен сообщениями меж юзерами;

• обмен документами Использование электронной почты - реферат меж юзерами;

• обмен данными меж приложениями;

• оповещение юзеров о пришествии определенных событий.

Но внедрение массивных систем управления электрическими документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что неограниченное количество оперативной и справочной инфы как и раньше остается на картонных носителях. Ручная обработка таких картонных хранилищ становится Использование электронной почты - реферат узеньким звеном функционирования многих больших компаний. Решением может стать внедрение технологии построения корпоративного электрического архива.

2.3.Система корпоративного электрического архива.

В рамках отрасли либо компании идет речь даже не о классической автоматизации каталогов библиотек, а о построении встроенной системы глобального масштаба, обеспечивающей действенный доступ и хранение большущих Использование электронной почты - реферат объемов документов в электрическом виде. При этом, разработка должна включать как средства сотворения/заполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его подабающего функционирования и развития. Но, если потребность в таковой технологии назрела уже много годов назад, то техно возможность ее реализации появилась относительно не так давно, как следствие возникновения дешевеньких носителей Использование электронной почты - реферат, увеличение эффективности скоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственного ума, позволяющих моделировать и рассматривать огромные массивы инфы.

Общую идею можно описать последующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и массивные серверы ввода и обработки Использование электронной почты - реферат инфы. Для ввода документов с картонных носителей низкого свойства, употребляются промышленные сканеры потокового ввода. Система корпоративного архива не накладывает никаких ограничений на формат документов, предугадывает обработку разнородных документов, хранение в одном архиве инфы разного типа (к примеру, технической документации, денежных отчетов, документов и т.д.).

Главные достоинства системы заключаются в полной автоматизации Использование электронной почты - реферат последующих операций:

· получение электрического вида документа (сканирование);

· определение текста изображения документа (OCR - определение);

· морфологического анализа (нормализация) текста документа;

· полнотекстового индексирования текстовой инфы в документе;

· систематизации, аннотирования и сотворения регистрационной карточки документа;

· поиска и подборки электрического вида документа по значению его регистрационных атрибутов или по текстовому содержанию Использование электронной почты - реферат.

Роль оператора требуется лишь на шагах формирования атрибутов и получения текста документа при использовании OCR – определения, если требуется редакторская правка распознанного текста. Выбор операций для определенной реализации системы находится в зависимости от технологической цепочки при работе с различными типами документов.

Предлагаемая система предоставляет также дополнительные способности:

· разграничение доступа юзеров Использование электронной почты - реферат к документам на базе механизма приемуществ;

· ручное задание атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.

Система обеспечивает действенное индексирование и полнотекстовый поиск инфы огромного объема. Данные, нужные для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на носителях, характеризуемых долгим временем хранения и Использование электронной почты - реферат дешевизной. Специфичная черта корпоративного электрического архива – обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, соответствующего для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

С учетом того, что большая часть архивных документов, фактически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть Использование электронной почты - реферат лучше. Не считая того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно производить на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

В целом, хранение документов в электрической форме позволяет не только лишь кардинально ускорить поиск нужной инфы, да и в случае огромных объемов документооборота существенно уменьшить цена хранения Использование электронной почты - реферат за счет сокращения занимаемых документами площадей.
Заключение

В конце собственной курсовой работы я желала бы подвести итоги.

Во-1-х, внедрение электрических систем, рассмотренных мною, благоприятно влияет на компанию документооборота, также на успехи предприятия в целом. Так, к примеру, у компаний, имеющих собственные интрасети, есть возможность использовать их для предстоящего развития систем Использование электронной почты - реферат управления и обработки электрических документов. Можно перевоплотить все бумажные документы в электрические и сосредоточить их в базе данных головного кабинета, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам компании, а по Internet - ее клиентам. Это позволит понизить издержки на распространение картонной документации за счет публикации нужной инфы Использование электронной почты - реферат в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Таким же образом можно сберечь на бумаге, ускорить темпы документооборота. Есть, правда, некие недочеты: очень драгоценное оборудование, которое далековато не любая организация может приобрести, и причина, которая может замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это Использование электронной почты - реферат риск, связанный с недостаточной защитой инфы в системе Web.

Во-2-х, внедрение электрической почты, позволяет стремительно обмениваться различной информацией, документами меж юзерами.

В-3-х, целостность и сохранность документов в электрическом виде может обеспечить система корпоративного архива. Его достоинства состоит в том, что многие операции автоматические, такие как систематизация, аннотирование и создание регистрационной Использование электронной почты - реферат карточки документа, поиска и подборки электрического вида документа по значению его регистрационных атрибутов или по текстовому содержанию и другие. В корпоративном архиве может храниться неограниченное количество документов, в отличие от картонных их качество не может испортиться.

В итоге проделанной работы я сделала вывод, что современные организации Использование электронной почты - реферат, конторы, предприятия, используя рассмотренные мною электрические системы управления документооборотом, могут уменьшить расходы, время и повысить качество работы как в сфере делопроизводства, так и на предприятии в целом, также снимается часть заморочек, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации либо личных рабочих мест служащих.

Перечень литературы 1.Повторяющаяся ПЕЧАТЬ

1.1. Компьютеруик: ежемес. Журнальчик. – М.-1997.-№7.- 23с.

1.2. Открытые Использование электронной почты - реферат системы: ежемес. Журнальчик. М.-1997.-№1.- 59с.

1.3. Открытые системы: ежемес. Журнальчик. М.-1998.-№3.- 10с.

1.4. Секретарское дело: ежемес. Журнальчик. М.-2002.-№2.- 47с.

1.5. Секретарское дело: ежемес. Журнальчик. М.-2002.-№3.- 42с.

1.6. Сети: ежемес. Журнальчик. М.-2000.-№4.- 56с.

ЛИТЕРАТУРА

1. Кудряев В. А. Организация работы с документами. – М, 1998. – 42с.

2. Кудряев В.А. и др. Организация работы с Использование электронной почты - реферат документами. – М.: Изд-во ИНФРА-М, 1999.- 575с.

3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. –М: Изд-во ЮНИТИ, 2001.- 322с.

4."Оформление документов. Методические советы на базе ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ВНИИДАД, Деловая Книжка, 1998.


1 Деловая книжка., ВНИИДАД., 1998.

2 Кудряев В.А. Организация работы с документами., М., 1999.

3 «Компьютеруик»: ежемес Использование электронной почты - реферат. журнальчик.,М, 1997.,№7

4 «Сети»: ежемес. Журнальчик. М., 2000.,№4


ispolzovanie-naglyadnih-posobij.html
ispolzovanie-nas-1a6k-v-polete-rezhimi-diss-avtonomno-pamyat.html
ispolzovanie-nekotorih-semejstv-coleoptera-m-v-avramenko-ekologo-biologicheskaya-harakteristika-vidov-roda.html